Hai Pengusaha Muda, Kenali 10 Jenis Dokumen Bisnis Berikut Yuk!

Setiap individu pasti bersinggungan dengan dokumen, tidak terkecuali orang yang bekerja di instansi pemerintah, pendidikan ataupun pengusaha. Bahkan, terdapat beberapa jenis dokumen yang ada di masyarakat, seperti private document yang biasanya berhubungan dengan informasi pribadi, dokumen korporil yang berhubungan dengan sejarah dan biasanya terdapat di museum.

Adapula dokumen liter yang biasa berada di perpustakaan, seperti buku, majalah, tesis, dan sebagainya. Setiap jenis dokumen memiliki ciri dan perbedaan. Bagi perusahaan, dokumen cukup penting keberadaannya sebab menjadi kunci untuk kesuksesan perusahaan. Selain itu, dokumen juga memiliki fungsi sebagai penunjang operasional perusahaan.

Agar bisnis berjalan dengan lancar dan profesional, maka Anda perlu memahami peran dokumen bisnis dalam kepatuhan, operasi, dan perlindungan perusahaan. Namun, tahukah Anda yang dimaksud dengan dokumen bisnis? Pengertian dokumen bisnis adalah berkas yang berisi informasi sekaligus catatan yang berkaitan dengan jalan operasi, administrasi, dan transaksi perusahaan.

Definisi ini mencakup informasi yang terdapat di dalam berkas, mulai dari kegiatan transaksi, rincian kontrak, laporan keuangan, hingga kebijakan internal. Oleh sebab itulah dokumen sangat berperan penting dalam kesuksesan suatu perusahaan. Lantas, apakah Anda tahu apa saja jenis dokumen bisnis? Jika belum, yuk tambah pengetahuan Anda dengan membaca artikel ini hingga akhir!

Laporan Keuangan

Contoh dokumen bisnis yang pertama yaitu laporan keuangan. Di dalam setiap laporan keuangan, tercantum neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas tentang kinerja perusahaan. Laporan keuangan sangat penting dan setiap perusahaan harus memilikinya.

Hal ini karena laporan keuangan memiliki fungsi sebagai bentuk pelaporan kepada pihak eksternal, seperti kepada investor, pemegang saham, dan otoritas pajak. Sebab bersifat krusial, maka apabila kebutuhan laporan keuangan ini sudah tidak lagi digunakan, sebaiknya segera Anda hancurkan.

Anda bisa menggunakan mesin kantor berupa paper shredder. Jika kantor Anda belum memilikinya, untuk sementara Anda bisa menyewa di jasa sewa penghancur kertas. Dengan harga yang terjangkau, tentu tidak akan mengganggu keuangan perusahaan Anda.

Surat Kuasa

Surat kuasa atau power of attorney (POA) adalah dokumen hukum yang memungkinkan orang lain melakukan sesuatu atas nama Anda. Surat kuasa cukup fleksibel tapi tetap mengikat. Dalam arti, Anda bisa membuat surat kuasa untuk siapa saja.

Namun, surat kuasa tersebut hanya bisa digunakan oleh penerima kuasa yang namanya tercantum di dalam surat tersebut. Contoh lain yaitu surat kuasa keuangan. Biasanya, pengacara yang Anda miliki mampu membatasi salah satu dari kegiatan keuangan tersebut.

Jika Anda memberi kuasa terhadap suatu agen keuangan, biasanya mereka akan bertransaksi dengan lembaga keuangan, mendelegasikan operasi bisnis, mengelola porotofolio investasi, menjual properti bisnis, dan membuat kontrak atas nama Anda.

Dokumen Resolusi Perusahaan

Number three, dokumen resolusi perusahaan. Resolusi perusahaan umumnya mencerminkan keputusan dewan direksi perusahaan. Dokumen ini dapat membantu seluruh anggota dewan untuk bertanggung jawab kepada regulator jika terdapat penyimpangan.

Secara umum, resolusi perusahaan mendokumentasikan siapa yang boleh berwenang untuk bertindak atas nama perusahaan. Akan tetapi, setiap keputusan penting yang memengaruhi operasi perusahaan harus Anda serahkan sebagai resolusi formal.

Dokumen Organisasi

Beberapa yang termasuk ke dalam bentuk dokumen organisasi yaitu akta pendirian, anggaran dasar, dan perjanjian operasi. Semua pebisnis pasti membuat dokumen-dokumen ini ketika pertama kali membangun bisnis.

Selanjutnya, mereka jarang atau bahkan hampir tidak pernah membukanya kembali. Padahal penting untuk menganalisis dan memperbarui data yang mereka miliki. For an example, jika telah membuat perubahan manajerial, maka Anda harus mengubah perjanjian operasi Anda.

Di sisi lain, setelah Anda memperbarui data, alangkah baiknya untuk menghancurkan dokumen-dokumen yang tidak lagi terpakai. Pasalnya, penyalahgunaan data rentan terjadi sekalipun pada data yang sudah usang.

Jika dokumen yang Anda miliki cukup banyak, Anda bisa menghancurkannya menggunakan jasa penghancur dokumen Surabaya. Semua dokumen Anda akan hancur dalam satu kali proses, sehingga data perusahaan akan lebih aman.

Notulen Rapat Bisnis

Dokumen bisnis yang ke-5 adalah notulen rapat bisnis. Hampir seluruh perusahaan menerapkan penyimpanan catatan notulen, terlebih untuk rapat-rapat besar ataupun pertemuan dinas. Sedangkan untuk rapat formal biasanya hanya berupa catatan resmi yang berisi tema pembahasan dan keputusan apa yang dibuat.

Adapun hasil dari notulen tersebut dapat membantu perusahaan menyelesaikan perselisihan yang terjadi di perusahaan. Oleh sebab itu, pastikan Anda merinci semua yang dibahas dalam rapat, termasuk suara dan daftar peserta.

Perjanjian Kerja

Contoh business document berikutnya adalah perjanjian atau kontrak kerja. Perusahaan tentu melakukan rekrutmen kerja yang mana biasanya perusahaan akan meminta pelamar untuk menandatangani surat perjanjian kerja.

Perjanjian kerja ini menyangkut harapan perusahaan terhadap karyawan dan kewajiban. Di sisi lain, dokumen ini juga berperan untuk menyelesaikan perselisihan yang bisa saja terjadi antara kedua belah pihak. Selanjutnya, dokumen ini juga membantu mempertahankan karyawan.

Dokumen Asuransi Bisnis

Bagi perusahaan, asuransi bisnis menjadi salah satu hal yang tidak boleh terlewatkan. Pasalnya, asuransi bisnis mampu mencegah kerugian perusahaan jika terjadi bencana. Oleh karena itu, penting untuk menyimpan dokumentasi asuransi Anda, termasuk nomor polis dan rincian cakupan.

Akan tetapi, Anda harus teliti dalam membeli asuransi. Hal itu karena beberapa perusahaan asuransi tidak menawarkan perlindungan untuk banjir dan gempa bumi.

Mereka akan menanggung perihal pencurian, kebakaran, vandalisme, dan kerusakan akibat angin. Dengan begitu, jika Anda ingin semua jenis perlindungan, ada baiknya Anda membeli asuransi secara terpisah.

Perjanjian Kerahasiaan

Selanjutnya, ketika Anda sudah membangun perusahaan sesuai dengan keinginan, maka selama prosesnya Anda tidak akan terlepas dari hubungan dengan mitra bisnis, karyawan, kontraktor, dan sebagainya.

Selama hubungan kerja, Anda harus berbagi informasi penting bagi perusahaan. Untuk menjaga informasi Anda tetap aman dari penyalahgunaan, maka Anda perlu mengharuskan mereka untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan atau non-disclosure agreement (NDA).

Sebagai batasan, Anda hanya bisa membagikan data berupa daftar proyek, daftar klien, rencana harga, catatan keuangan, ide desain, dan lain-lain. Selain informasi tersebut, terlebih informasi yang Anda dapatkan terkait pesaing harus Anda rahasiakan. Salah satu cara untuk memastikan informasi tersebut tetap aman adalah dengan membuat NDA.

Dokumen Transaksional

Tidak hanya individu, penting bagi perusahaan juga untuk mencatat uang keluar dan masuk. Sama halnya dengan dokumen keuangan, dokumen transaksi ini juga membantu Anda untuk mengatur keuangan perusahaan.

Biasanya, jenis transaksi yang terdapat di dalam dokumen transaksional ini meliputi faktur, tanda terima, formulir pesanan barang, dan halaman pengiriman. Anda bisa menulis laporan berdasarkan dokumen transaksi tersebut.

Adapun pencatatan ini dapat membantu Anda mengatur semua menjadi satu dokumen yang rapi. Bahkan, beberapa perusahaan menyewa pengacara atau pihak tertentu untuk menyusun dokumen ini.

Laporan Bisnis

Dokumen ke-10 yang termasuk ke dalam dokumen bisnis adalah laporan bisnis. Dengan adanya laporan bisnis, Anda dapat mengetahui kinerja bisnis Anda mulai dari awal hingga waktu tertentu. Di sisi lain, laporan bisnis juga membantu Anda untuk memelajari berbagai hal tentang perusahaan, termasuk kinerja karyawan.

Biasanya, laporan bisnis ini berupa data. Seperti contoh, laporan yang menunjukkan rencana pemasaran, studi kelayakan, gambar, grafik, angka penjualan, dan lainnya. Laporan ini membantu Anda dan tim manajemen untuk membuat keputusan bisnis yang lebih tepat. Bahkan, laporan ini juga memiliki manfaat untuk mendatangkan investor baru.

Pertanyaan Terkait

Apa saja dokumen usaha bisnis?

Beberapa yang termasuk ke dalam dokumen usaha bisnis antara lain NPWP, SK Menteri Hukum dan HAM, SIUP, TDP, dan lainnya.

Apa saja jenis dokumen bisnis?

Terdapat beberapa jenis dokumen bisnis, seperti Surat Pemberitahuan, Surat Izin, Surat Penawaran, Surat Perjanjian, dan Kontrak Kerja.

Apa saja jenis dokumen pada transaksi bisnis?

Beberapa contoh jenis dokumen pada transaksi bisnis yaitu bukti kas masuk dan keluar, kwitansi, memo, faktur, dan nota.

Berkas yang telah tim Sewa78 sebutkan dan jelaskan di atas adalah bentuk dari dokumen bisnis. Umumnya, perusahaan tidak hanya memiliki dokumen dalam bentuk fisik, namun juga mengarsipkannya dalam bentuk dokumen digital.

Hal ini bertujuan untuk memudahkan Anda ketika hendak melakukan pembaharuan dokumen ataupun lainnya. Beberapa dokumen perusahaan biasanya berlaku secara international, salah satunya adalah dokumen transaksi.

Sebab, terkadang perusahaan melakukan pembelian ataupun pengiriman secara internasional, terlebih untuk perusahaan yang sudah berskala internasional. Setiap keterangan dalam dokumen bisnis harus tertulis secara jelas, sebab salah sedikit saja bisa jadi berpengaruh terhadap jalannya perusahaan.

Akan tetapi, ada hal yang perlu Anda ingat. Ketika dokumen fisik tidak lagi Anda gunakan, maka sebaiknya hancurkan sesegera mungkin. Seperti yang telah kami singgung sebelumnya, bahwa penyalahgunaan data rentan terjadi.

Maka, sebaiknya hancurkan dokumen tersebut menggunakan mesin penghancur kertas dari Sewa78. Dengan mesin penghancur kertas, berkas Anda akan hancur hingga cacahan terkecil dan tidak terbaca. Oleh karena itu, segera hubungi kami dan jalankan bisnis Anda dengan lebih siap dan aman!