Kenali 6 Macam-Macam Surat Bisnis Berikut agar Penggunaannya Tepat Sasaran!

Surat menyurat atau korespondensi adalah hal yang wajar terjadi di perusahaan. Namun, kegiatan ini perlu pengawasan penuh, sebab penyalahgunaan informasi bisa saja terjadi. Di dunia bisnis, perusahaan akan terlihat sangat profesional ketika menggunakan surat sebagai salah satu alat komunikasi.

Bahkan, akan ada anggapan buruk jika seseorang atau perusahaan mengadakan suatu acara tanpa mengirimkan surat kepada yang bersangkutan. Perlu Anda ketahui bahwa surat bisnis ini menjadi salah satu contoh dokumen bisnis dan bisa Anda buat in English or Indonesian.

Fungsi surat bisnis cukup penting, mulai dari surat untuk penagihan, pengiriman, penawaran, dan lain sebagainya. Sebab surat bisnis bersifat formal, maka terdapat struktur yang perlu Anda perhatikan dan laksanakan.

Poin yang harus masuk ke dalam surat bisnis antara lain kop surat, tanggal, informasi penerima, salam, isi atau body surat, dan tanda tangan di bagian akhir. Tidak hanya struktur bisnis, cara membuat surat bisnis juga perlu Anda perhatikan.

Sebagai contoh, menyesuaikan surat dengan tujuan, mempertimbangkan metode pengiriman, memastikan surat dikirim tepat waktu, memilih tingkat profesionalitas surat, dan membuat surat to the point. Lantas, apakah Anda tahu jenis-jenis surat bisnis? Jika belum, simak artikel macam-macam surat bisnis dari Sewa78 berikut!

Surat Permohonan Kredit

Pada dasarnya, perusahaan juga membutuhkan kredit untuk dapat membuat keuangan perusahaan tetap lancar. Hanya saja, biasanya persyaratan yang harus dipenuhi antara perusahaan dan perorangan berbeda.

Secara umum, surat permohonan kredit berisi permohonan tambahan kredit yang sedang berjalan, permohonan baru untuk mendapat jenis fasilitas kredit, permohonan perpanjangan jangka waktu kredit, dan permohonan lain yang berhubungan dengan syarat fasilitas kredit berjalan. Selanjutnya, pihak pemberi kredit yang biasanya bank akan melakukan evaluasi terhadap kredit perusahaan.

Faktur

Tentu Anda sudah tidak asing dengan istilah faktur, salah satunya adalah faktur pajak. Namun, apakah Anda tahu pengertian faktur? Faktur adalah dokumen yang penjual keluarkan untuk diserahkan kepada pembeli yang memuat beberapa informasi.

Akan tetapi, pengertian faktur di atas merujuk pada pengertian faktor komersial. Perlu Anda ketahui bahwa faktur komersial dan faktur pajak adalah 2 hal yang berbeda. Adapun faktur yang biasa perusahaan gunakan sebagai bukti transaksi adalah faktur komersial, yang berisi penjualan dan pembelian.

Secara teknis, faktur tidak mengikat secara hukum, sebab manipulasi faktur rentan terjadi karena cukup mudah dilakukan. Namun, jika faktur disertai dengan kontrak resmi berisi ketentuan dan perjanjian perihal penjualan atau pembayaran, maka itu bisa dianggap sebagai dokumen hukum.

Surat Informasi Rutin

Surat permintaan informasi rutin umumnya berisi informasi rutin dari perusahaan. For example, informasi produk baru dan katalog produk. Biasanya, surat ini ditujukan kepada perusahaan atau rekanan yang membutuhkan informasi rutin terkait hal-hal tersebut.

Surat ini akan memberi citra yang baik bagi perusahaan sebab informasi yang ada terkesan lebih dapat dipercaya. Suatu perusahaan akan terus berinovasi terhadap produknya. Jika terus menerus mengirimkan surat informasi ini, tentu ruangan arsip Anda bisa penuh sebab menyimpan surat ini.

Oleh karena itu, untuk membuat ruangan arsip Anda dapat berfungsi dengan optimal, maka Anda bisa menghancurkan beberapa surat informasi ini menggunakan mesin penghancur kertas dari persewaan penghancur kertas Sidoarjo.

Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau complaint letter adalah surat komplain yang biasanya berisi permintaan ganti rugi. Permintaan tersebut bisa karena orderan barang yang tidak sesuai ataupun servis yang mengecewakan.

Surat komplain ini cukup erat kaitannya dengan perusahaan dan jadi bagian dari contoh dokumen bisnis. Akan tetapi, ada aturan untuk membuat surat komplain ini, yang mana Anda harus mengatur tulisan komplain dalam bentuk poin dengan urut dan menggunakan bahasa yang sopan.

Surat Penawaran

Surat penawaran atau offer letter adalah surat yang berisi keunggulan produk dan fasilitas yang akan konsumen dapatkan atau nikmati. Selengkapnya, surat penawaran berisi jenis barang, syarat pembayaran dan penyerahan barang, potongan harga, cara pengiriman barang, dan kemudahan yang akan konsumen dapatkan.

Dengan surat penawaran, konsumen ataupun calon investor akan merasa lebih dihormati. Di sisi lain, menggunakan surat penawaran resmi akan membuat konsumen akan merasa salut dengan perusahaan Anda. Sehingga, perusahaan Anda akan terkenal profesional dan lebih terpercaya.

Jika konsumen menyetujui tawaran Anda, konsumen akan memberi jawaban dengan membuat surat balasan untuk proses niaga lebih lanjut. Sebaliknya, jika konsumen menolak penawaran Anda, biasanya sedikit konsumen yang akan memberi surat balasan.

Jika terlalu banyak draf surat penawaran dan menumpuk, tidak ada salahnya untuk menghancurkan tumpukan itu. Gunakan paper shredder agar lebih mudah. Namun, apabila belum memilikinya, Anda bisa menyewa di persewaan penghancur kertas Surabaya dengan harga murah.

Surat Pengiriman Barang

Selanjutnya adalah surat pengiriman barang. Tentunya, perusahaan membuat surat ini setelah penawaran disetujui atau memenuhi kebutuhan konsumen.

Surat pengiriman barang berisi jumlah produk yang akan dikirim, jenis ekspedisi, tanggal barang akan dikirim, dan jenis pembayaran baik bayar tunai atau transfer. Anda bisa membaca surat tersebut untuk memastikan apakah barang yang akan dikirim sesuai dengan pesanan.

Pertanyaan Terkait

Jenis surat apa yang digunakan untuk memperkenalkan bisnis?

Jenis surat yang bertujuan untuk memperkenalkan bisnis adalah surat niaga.

Apa yang dimaksud dengan bentuk surat bisnis?

Yang dimaksud dengan surat bisnis adalah jenis surat yang memiliki fungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk kebutuhan bisnis atau perusahaan.

Surat apa saja yang digunakan dalam komunikasi bisnis?

Beberapa surat yang biasa perusahaan gunakan dalam komunikasi bisnis, seperti surat konfirmasi hutang/piutang, surat penagihan, surat undangan, dan lainnya.

Surat bisnis atau yang dalam bahasa Inggris berarti business letter tentu cukup krusial bagi perusahaan. Dalam arti, bisnis perorangan atau perusahaan yang sudah settle masih membutuhkan kegiatan surat menyurat ini.

Hanya saja, perkembangan teknologi sedikit mengubah bentuk surat. Jika sebelumnya menggunakan surat fisik, sekarang bisa jadi beberapa perusahaan menggunakan surat online atau email. Beberapa bentuk surat bisnis yang tim Sewa78 sebutkan di atas merupakan surat yang paling sering perusahaan gunakan.

Surat bisnis yang beragam memungkinkan Anda untuk melakukan kegiatan pesan barang, pengiriman barang, faktur pembelian, dan lain sebagainya. Terlepas dari macam-macam surat bisnis yang Anda bikin, ketika ruangan arsip sudah terlalu penuh, ada baiknya menghancurkan beberapa surat-surat tersebut.

Ada baiknya menggunakan paper shredder. Jika Anda tidak memilikinya, Anda bisa menyewa di Sewa78 dengan harga yang terjangkau. Tentunya, menyewa dapat menghemat pengeluaran perusahaan untuk membeli mesin yang baru. Tertarik? Segera hubungi kami dan dapatkan penawaran menarik!