Pahami 5 Perbedaan Berkas dan Dokumen Berikut agar Tidak Salah Sangka!

Di era yang serba digital ini, penggunaan berkas dan dokumen nampaknya masih berlaku. Bagaimana tidak, keduanya memiliki peran yang penting dalam penyimpanan dan penyebaran informasi. Meskipun memiliki peran yang sama, namun keduanya memiliki waktu penggunaan yang berbeda.

Apakah Anda tahu tentang berkas dan dokumen sebelumnya? Jika melihat dari pengertian keduanya, berkas atau file adalah dokumen berupa tulisan, video, gambar ataupun jenis elektronik lainnya. Sedangkan yang dimaksud dengan dokumen atau folder memiliki arti yang lebih luas daripada berkas.

Dokumen adalah informasi yang tertulis ataupun tercetak dan memiliki kepentingan administratif, hukum, bisnis, dan sejenisnya. Biasanya, dokumen dianggap sebagai rekaman informasi yang lebih formal dan resmi. Lantas, apa perbedaan berkas dan dokumen secara lebih rinci? Simak poin tentang berkas dan dokumen yang akan tim Sewa78 jelaskan di bawah ini!

Penyimpanan dan Pencarian

Beda berkas dan dokumen yang pertama adalah penyimpanan dan pencarian. Untuk berkas elektronik, Anda dapat menyimpan dengan mudah di perangkat elektronik. Adapun tempat penyimpanan yang dimaksud adalah komputer, laptop ataupun server. Tentunya, ini dapat menghemat biaya dan ruang fisik sebagai tempat penyimpanan.

Selain itu, adanya fitur pencarian di komputer, laptop atau server juga mempermudah Anda untuk mencari berkas ketika membutuhkannya. Sebaliknya, dokumen fisik membutuhkan ruang arsip untuk menyimpannya. Hal ini tentu menghabiskan ruang dan memerlukan cara pengorganisasian yang baik.

Waktu dan Biaya

Ciri berikutnya yaitu dari segi waktu dan biaya, yang mana berkas memiliki keunggulan di atas dokumen. Proses pembuatan, edit, dan pengiriman berkas elektronik jauh lebih efektif dan efisien daripada dokumen fisik.

Tidak hanya itu, Anda juga bisa sangat mengurangi biaya cetak dan pengiriman berkas. Sebaliknya, dokumen tidak memiliki keunggulan dari segi waktu dan biaya. Hal ini karena Anda membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih untuk mencari dokumen yang Anda butuhkan.

Selain itu, jika Anda perlu melakukan duplikat dokumen, Anda harus melakukan penggandaan dengan cara manual yaitu dengan memfotokopinya. Bahkan, sulit untuk mengedit dokumen karena Anda harus mengedit secara manual atau menggunakan mesin untuk mengetik.

Penyimpanan

Berkas memiliki tingkat keamanan yang cukup baik daripada dokumen fisik. Hal itu karena Anda bisa melindungi berkas elektronik dengan password atau enkripsi untuk memastikan keamanan dokumen.

Akan tetapi, berkas elektronik sangat rentan terkena serangan cyber, sehingga Anda perlu melakukan back up data secara rutin. Sebab, ukuran data yang terus bertambah berpotensi mengakibatkan berkas hilang.

Jika membandingkannya dengan dokumen, proses pengarsipan dokumen cukup memiliki risiko. Ketika Anda tidak melakukan proses pengarsipan dengan baik, maka resiko dokumen hilang akan rentan terjadi.

Bahkan, jika dokumen hilang atau rusak, maka Anda membutuhkan waktu yang tidak sebentar untuk memulihkan data. Dalam pengarsipan, Anda bisa menerapkan metode pengarsipan aktif dan inaktif.

Di sisi lain, dokumen yang Anda miliki tentu tidak sedikit. Maka, jika memang dokumen di ruang arsip tidak lagi Anda gunakan, sebaiknya hancurkan dengan sewa mesin penghancur kertas yang terbukti terpercaya.

Pengakuan Hukum

Dari segi pengakuan hukum, dokumen fisik memiliki kelebihan daripada berkas elektronik. Dokumen fisik memiliki kekuatan hukum yang lebih kuat daripada berkas elektronik. Tidak hanya itu, tanda tangan fisik dan materai sering kali diperlukan sebagai bentuk validasi resmi.

Di sisi lain, tidak menutup kemungkinan akan terjadi penyalahgunaan dari tanda tangan yang tertera. Maka, langkah tepat yang dapat Anda lakukan adalah segera menghancurkan dokumen fisik tersebut menggunakan paper shredder.

Jika Anda belum mempunyai budget yang cukup untuk membeli paper shredder baru, sementara Anda bisa menyewa di sewa mesin penghancur kertas Surabaya. Selanjutnya, jika membandingkan dengan berkas elektronik, berkas ini akan sangat rentan dimanipulasi.

Seperti contoh, tanda tangan mudah ditiru hingga terjadi penyalahgunaan. Oleh sebab itu, lakukan perlindungan berkas Anda dengan mengunci ganda, mulai dari password untuk masuk ke laman awal komputer hingga password saat akan membuka file.

Kemudahan Penggunaan

Menilik dari perbedaan selanjutnya yaitu kemudahan dalam penggunaan. Penggunaan dokumen fisik tentu akan lebih mudah daripada berkas elektronik. Bukan tanpa sebab, hal ini karena penggunaan dokumen fisik tidak memerlukan pengetahuan teknis atau keahlian komputer tersendiri.

Semua orang bisa membaca dan mengakses dokumen fisik dengan mudah. Berbanding terbalik dengan berkas elektronik. Orang yang bisa mengakses berkas elektronik adalah orang yang memang memiliki kuasa atas berkas tersebut.

Sebab, Anda perlu memahami ekstensi file dengan baik, yang mana cara menggunakan file bergantung dengan tipe ekstensinya. Selain itu, berkas juga terhubung dengan koneksi internet, yang mana sebelum mengaksesnya Anda harus masuk ke cloud atau server tempat menyimpan berkas.

Pertanyaan Terkait

Apa yang dimaksud dengan berkas?

Berkas adalah satuan dari dokumentasi, meliputi arsip dari segala bentuk dan isi yang saling berhubungan.

Apa data dan dokumen itu sama?

Data adalah isi dari suatu dokumen, sedangkan dokumen adalah wadah dari data.

Apa yang dimaksud dengan dokumen?

Dokumen adalah hal tertulis ataupun tercetak yang dapat berguna sebagai keterangan.

Apa yang dimaksud dengan minutasi berkas perkara?

Minutasi berkas perkara adalah proses menjadikan satu berkas perkara menjadi arsip negara, yang mana berkas perkara juga meliputi berkas gugatan.

Pada dasarnya, fungsi berkas dan dokumen sama, yaitu sebagai dasar pemberkasan. Namun, seperti yang tim Sewa78 sebutkan di atas bahwa keduanya tetap memiliki perbedaan. Berkas elektronik cenderung lebih rumit bagi orang yang kurang memahami teknik dasar komputer. Sedangkan, dokumen fisik akan susah bagi mereka yang tidak memiliki ketelitian ataupun ketelatenan yang tinggi.

Untuk penyimpanan dan akses penggunaan berkas elektronik cenderung lebih terbatas. Bahkan, tidak jarang orang yang hendak mengaksesnya perlu membuat permohonan ataupun menunggu perintah terlebih dahulu. Tidak hanya itu, Anda juga perlu melakukan back up dan memperbarui software secara rutin. Anda bisa memanfaatkan Windows Explorer sebagai new update dari Windows 10.

Sebaliknya, Anda butuh ketelitian untuk dapat mencari dokumen fisik. Sebab, biasanya dokumen fisik berada di ruang arsip bergabung dengan puluhan ataupun ratusan dokumen lainnya. Untuk memudahkan, Anda bisa merapikan setiap dokumen di dalam folder masing-masing dan memberinya daftar isi.

Meskipun begitu, keduanya memiliki cara yang mudah untuk menghancurkan data yang tidak lagi terpakai. Jika berkas elektronik bisa Anda hancurkan hanya dengan menghapusnya, maka dokumen fisik bisa Anda hancurkan dengan paper shredder dari Sewa78.

Tidak hanya untuk perusahaan, mesin ini juga bisa Anda gunakan secara pribadi. So, tertarik untuk menggunakan mesin penghancur kertas? Segera hubungi, sebutkan nama dan nikmati paper shredder terbaru kami!