Serupa tapi Tak Sama, Berikut 4 Perbedaan Dokumen dan Laporan yang Perlu Anda Ketahui!

Anda tentu sudah tidak asing dengan istilah dokumen dan laporan. Pasalnya, kedua istilah ini sangat umum di tingkat pendidikan, perusahaan, bahkan rumah tangga sekalipun. Meski keduanya sama-sama berisikan informasi, tahukah Anda bahwa keduanya berbeda?

Dokumen dan laporan memiliki perbedaan, mulai dari tujuan, maksud isi, penggunaan, dan lainnya. Jika tidak memahami cara penggunaan yang tepat, maka pembuatan laporan atau dokumen bisa menjadi tidak jelas. Hal itu bisa memengaruhi tujuan penyampaian maksud data sehingga jadi kurang maksimal.

Di sisi lain, baik dokumen ataupun laporan memiliki peran penting dalam memengaruhi tindakan yang dapat meningkatkan penilaian. Ingin tahu perbedaan dokumen dan laporan? Simak artikel berikut hingga akhir agar tahu jawabannya!

Pengertian

Hal pertama yang akan kami jelaskan adalah perbedaan dokumen dan laporan dari segi pengertian. Laporan adalah penyampaian informasi secara tertulis maupun secara lisan. Adapun informasi dalam laporan bisa beraneka ragam, mulai dari berita, pemberitahuan, keterangan ataupun laporan pertanggungjawaban.

Sedangkan yang dimaksud dengan dokumen adalah rekaman tertulis ataupun visual yang berfungsi untuk menyimpan informasi. Adapun dokumen memiliki banyak bentuk, mulai dari buku, laporan, surat, dan lainnya.

Tujuan Pembuatan

Perbedaan berikutnya terkait pembuatan. Secara umum, laporan terdiri dari periode tertentu, seperti laporan keuangan yang membahas periode tertentu. Laporan keuangan sendiri berupa laporan MOM (month-to-month) atau YOY (year-to-year).

Biasanya, membuat laporan membutuhkan struktur penulisan dan kerangka laporan agar isi tulisan tersampaikan dengan tepat. Adapun tujuan dari membuat laporan ada 2, yaitu formal dan informal, yang mana bergantung dengan tujuan dan siapa yang akan melihatnya.

Sedangkan dokumen biasanya berupa teks hitam putih seperti tanda terima yang berisi informasi singkat. Selain itu, dokumen juga dapat berisi tabel data ataupun grafik yang terkait dengan demografi.

Untuk pembuatannya, dokumen terbagi menjadi 2, yaitu secara template atau berbasis kode. Akan tetapi, mengingat bahwa baik laporan ataupun dokumen berisi sesuatu yang penting dan sering kali sudah tercetak, maka Anda tidak boleh menggunakan dan meletakkannya sembarangan.

Apalagi jika Anda memiliki laporan dan dokumen yang sudah tidak terpakai yang rawan disalahgunakan. Maka, untuk menghindari resiko tersebut, sebaiknya Anda hancurkan dengan menyewa mesin penghancur kertas di persewaan penghancur kertas Sidoarjo.

Dengan mesin penghancur kertas atau paper shredder, penyalahgunaan dari data yang sudah tidak terpakai dapat Anda minimalisir. Tak perlu banyak usaha, bersihkan data penting yang tak boleh terlihat orang yang tak punya kuasa.

Fungsi dan Manfaat

Laporan dan dokumen dibuat bukan tanpa alasan. Terdapat beberapa hal yang mendasari terciptanya laporan dan dokumen, terlebih bagi perusahaan. Bagi perusahaan, fungsi laporan menjadi awal dari seluruh kronologi yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan hingga pengeluaran perusahaan.

Adapun beberapa fungsi laporan antara lain sebagai sarana menyampaikan informasi, bahan evaluasi, bahan pertanggungjawaban, media pengawasan, dan bahan untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan manfaat dari pembuatan laporan yaitu sebagai sumber informasi, mengetahui proses dan perkembangan kegiatan, bahan penyusunan rencana kegiatan, dan penetapan kebijakan. Tidak jauh berbeda dari fungsi laporan, terdapat beberapa fungsi dari dibuatnya dokumen. Mulai dari sarana komunikasi, pengarsipan informasi, bukti hukum, hingga pengambilan keputusan.

Jenis-Jenis

Dokumen dan laporan dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis. Adapun jenis laporan yang ada yaitu laporan berdasarkan bentuk dan berdasarkan waktu seperti hari, minggu atau tahun. Kemudian, ada pula yang berdasarkan penyampaian dan berdasarkan sifatnya.

Beberapa yang termasuk ke dalam contoh laporan seperti laporan kegiatan penelitian, laporan pelanggaran, laporan kegiatan Pemilu, dan laporan kegiatan administrasi kantor.

Sementara itu, dokumen dapat terbagi menjadi beberapa jenis yang biasanya tergantung dari konten dan tujuannya. Umumnya, jenis dokumen yaitu dokumen resmi, dokumen bisnis, dokumen pribadi, dan dokumen pendidikan.

Beberapa yang termasuk ke dalam dokumen antara lain faktur pajak PPh (Pajak Penghasilan), SPT 1770 (Surat Pemberitahuan Tahunan), formulir CPNS (Calon Pegawai Negeri Sipil), dokumen susunan kepegawaian PNS (Pegawai Negeri Sipil), ASN (Aparatur Sipil Negara), dan PPPK atau P3K (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja).

Melihat dari contoh laporan dokumen, ternyata data-data yang termuat cukup penting. Oleh karena itu, jika data-data tersebut sudah tidak lagi terpakai, maka sebaiknya Anda hancurkan menggunakan paper shredder.

Nggak punya? Nggak perlu khawatir! Anda bisa menyewa di sewa mesin penghancur kertas. Kualitas mesin terbaik dan harga sewa yang terjangkau, membuat dokumen dan laporan Anda hancur tak terbaca.

Pertanyaan Terkait

Apa yang dimaksud dokumen laporan?

Laporan adalah dokumen yang berisi informasi meliputi grafik, narasi ataupun tabel yang tersusun secara berulang dan teratur.

Apa saja yang termasuk dokumen?

Beberapa yang termasuk ke dalam jenis dokumen antara lain akta tanah, disertasi, akta kelahiran, kartu keluarga, dan ijazah.

Dokumen berisi apa?

Umumnya, dokumen berisi gambar, teks, foto, tabel, dan sejenisnya.

Seperti yang telah kami sebutkan di atas, terdapat beberapa perbedaan antara dokumen dan laporan. Bahkan, setiap dokumen ataupun laporan memiliki ciri dan cara penulisan yang berbeda. Anda perlu memahami peraturan dalam pembuatan laporan kegiatan hingga dokumen wajib pajak agar hasil data yang akan Anda sampaikan tepat guna.

Di sisi lain, setelah penggunaan laporan dan dokumen tersebut selesai, biasanya orang memilih untuk menimbunnya sebelum membuangnya. Padahal, data yang termuat di dalamnya merupakan data yang cukup penting. Dalam arti, data-data tersebut rentan digunakan untuk percobaan penyalahgunaan.

Oleh sebab itu, untuk menjaga informasi Anda tetap aman, langkah tepat yang bisa Anda lakukan adalah menghancurkan dokumen dan laporan tersebut menggunakan paper shredder dari Sewa78. Proses yang tidak panjang, mesin berkualitas, dan harga yang terjangkau akan Anda dapatkan jika menyewa di Sewa78. Nggak perlu ragu lagi, segera hubungi dan mesin penghancur kertas akan tiba tepat waktu di lokasi Anda.